Mitarbeiter/in Empfang, Zentrale & Kontaktmanagement (m/w/d)

Wir sind ein wachsendes Unternehmen mit kurzen Wegen und einem motivierten Team.
Unsere Profession sind Marketingaktivitäten für mittelständische Unternehmen. Für unser Office in Ahaus suchen wir eine kommunikative, deutschsprachige und proaktive Persönlichkeit, die unseren Empfang, die Telefonzentrale und das Kontaktmanagement professionell betreut – und aktiv zur Kundenbindung und -findung beiträgt.

Deine Aufgaben

Empfang & Zentrale

• Freundlicher Empfang und Betreuung von Besuchern, Geschäftspartnern und Kunden​
• Bedienung der Telefonzentrale: Annahme, qualifizierte Weiterleitung und Erstbearbeitung eingehender Anrufe​
• Bearbeitung und Verteilung der Ein- und Ausgangspost sowie des zentralen E-Mail-Postfachs​

Kontaktmanagement & CRM

• Pflege und Aktualisierung von Kunden- und Kontaktdaten im CRM-System (z. B. EspoCRM)
• Dokumentation von Kundenanfragen, Gesprächsnotizen und Follow-ups
• Unterstützung bei der Kontaktqualifizierung und Terminvereinbarung für den Vertrieb

Call-Center-Aktivitäten (Inbound & Outbound)

• Entgegennahme und Bearbeitung eingehender Kundenanfragen (Inbound) – telefonisch und per E-Mail​
• Aktive telefonische Kontaktaufnahme zu Bestands- und Neukunden (Outbound): Terminvereinbarungen, Zufriedenheitsabfragen, Informationsweitergabe​
• Nachfassen von Angeboten und Kampagnen per Telefon und E-Mail​
• Bearbeitung und Dokumentation aller Vorgänge im CRM-System

Organisation & Büro

• Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten​
• Koordination und Vorbereitung von Besprechungsräumen​

Dein Profil

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung von Vorteil​
• Sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware (MS Office, Google Workspace, idealerweise CRM-Systeme)​
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift​
• Freundliches, souveränes Auftreten und ausgeprägte Kommunikationsstärke​
• Serviceorientierung, Eigeninitiative und Freude am telefonischen Kundenkontakt​
• Strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise​

Was wir bieten

• Ein junges, dynamisches Team mit flachen Hierarchien
• Abwechslungsreiche Aufgaben zwischen Empfang, Telefonie und aktivem Kundenmanagement
• Einarbeitung in unsere Systeme und Prozesse
• Homeoffice nach der Einarbeitung möglich
• Weiterentwicklungsmöglichkeiten in den Bereichen Kundenservice und Vertriebsunterstützung